Скрывается ли за словом делегирование банальная лень или оно жизненно необходимо для успешности и эффективности руководителя узнаем со слов Екатерины Беспятых – международного эксперта по тайм-менеджменту, основательницы Академии женского развития Woman Time, спикера Skolkovo, Crocus City Hall, автора книги "Ресурсный тайм-менеджмент для женщин", а также многодетной мамы.
Делегирование: за и против
Если человек является руководителем, передача части полномочий и задач необходима на 100%. Это позволит эффективно справляться с большим объемом работы, расширять и развивать бизнес, освободить себе время для личных дел, что поможет избежать выгорания.
Плюсы делегирования полномочий:
1. Один из результативных способов мотивации. Сотрудник чувствует себя более значимым, компетентным, необходимым. Это подталкивает его к улучшению собственной деятельности и увеличению производительности, личной эффективности.
2. Повышение квалификации сотрудников. Новая незнакомая деятельность мотивирует человека на поиск и освоение новой информации.
3. Ускорение некоторых бизнес-процессов. Один человек не может быть компетентным на высоком уровне во всем. Именно поэтому гораздо логичнее передавать квалифицированным сотрудникам выполнение тех задач, в которых они профи.
4. Высвобождение времени для решения других более сложных задач. Когда отработанные и рутинные процессы снимаются с руководителя, у него появляется ресурс для решения стратегически важных задач, развития проектов и нахождения новых нестандартных решений.
Есть у делегирования и недостатки:
1. Компетентность исполнителя. Качество выполнения может быть не на высоте. Недостаток нивелируется изначальным подбором грамотной мотивированной команды.
2. Риск срыва сроков. Впервые делегируя, руководитель не может быть на 100% уверен в том, что сотрудник справится. Во избежание форс-мажоров держите "руку на пульсе" и оставляйте запас по времени, устанавливая дедлайны.
Очень важно преодолеть установку: я сам сделаю лучше. Важно довериться сотрудникам и другим людям, оставляя за собой лишь общий контроль за качеством и сроками выполнения.
На чем фокус внимания?
Руководитель должен четко понимать, какие задачи может выполнять только он, а какие есть возможность передоверить сотрудникам. Не стоит осуществлять делегирование, если во главе угла стоит желание передать ответственность. "Руль" в любом случае остается у руководителя. Но важно:
- передавать задачи, в которых не очень компетентен, грамотным специалистам;
- делать то, что действительно нравится, странно отдавать дела, которые вы любите, другим на реализацию, а самому выполнять неприятные, это ведет к выгоранию;
- анализировать возможности команды и компетенции;
- наладить эффективную обратную связь для контроля и своевременного реагирования.
Отличный руководитель – не тот, который делает дело лучше всех, а тот, который может организовать процесс так, чтобы каждый сотрудник работал на максимуме и выполнял возложенные обязанности наилучшим образом.
Как правильно делегировать
Умение передавать часть полномочий и задач можно "прокачать". Ничего общего с "отдать и забыть" делегирование не имеет. Придерживайтесь данных правил, и вы сможете постепенно организовать процесс делегирования продуктивно:
- формулировка задачи/запроса конкретная, правильная, лучше получить обратную связь от сотрудника, насколько верно он вас понял;
- эффективная система мотиваций работников, заинтересованность в результате в разы повышает продуктивность;
- четкое разделение полномочий и функций – сотрудник обязан четко понимать, какие вопросы в его компетенции, а с какими он обязан обращаться только к вам;
- четкий и понятный график контроля.
У сотрудника должна быть возможность обратиться за помощью или консультацией в процессе работы над проектом, задачей. И лучше, чтобы время для подобных встреч было оговорено и запланировано. Оценка конечного результата – важный этап делегирования. Обратная связь мотивирует сотрудников, помогает работать на результат более эффективно и увеличивать производительность.
Не стоит делегировать задачу кусочками, а не целиком. И обязательно объясняйте ее важность, значимость, но не давайте детальных инструкций по структуре выполнения. Вы должны понимать, что главное – результат, а пути его достижения у сотрудников могут несколько отличаться от вашего видения пошагового достижения.
Свобода или тотальный контроль?
Если вы уже приняли мужественное решение делегировать задачи и полномочия, найдите силы не препятствовать выполнению. Дайте определенную свободу. Не мучьте сотрудников бесконечными: когда будет готово и можно ли скорее? Дайте возможность команде раскрыть потенциал, проявить себя в решении задач, повысить самооценку и уверенность в себе. Это даст сильный толчок в развитии компании, особенно при грамотной мотивации.
Но и бросать дело полностью на самотек не стоит. Общий контроль необходим, чтобы не упустить ситуацию и вовремя среагировать, если возникнут проблемы разного характера, с которыми сотрудники справиться или не могут, или это не в их компетенции.
Итак, чем более эффективно вы делегируете полномочия, тем проще, результативнее становится управление, тем больше времени высвобождается для решения других, более важных для бизнеса задач. В конце концов, вы получаете возможность на отдых, который необходим каждому. Делегирование облегчает работу руководителя, позволяет повысить эффективность компании, но не снимает ответственности за результат.
