Максимальный результат при минимальных усилиях – вовсе не миф. Это и есть продуктивность, делающая работу проще и приятнее. Спокойный рабочий процесс избавляет от лишнего стресса и перегрузок, прокрастинации и ступора. Чтобы повысить продуктивность в любой деятельности, нужно обратить внимание на важные моменты.
Порядок — для целеустремленных
Любая работа начинается с цели. К примеру, студент хочет отправиться на практику за рубеж. Исходя из этой потребности, он планирует свою дальнейшую жизнь. Основной набор ежедневных задач пополнится изучением иностранного языка и поиском работы, которая поможет собрать нужную сумму для поездки, и/или подходящих грантов.
Для достижения цели нужно важно создать подходящую обстановку вокруг. Состояние рабочего места имеет прямое отношение к продуктивности. Аккуратность и чистота среды обитания разгружают ум. Порядок на рабочем столе помогает привести мыслительный процесс в движение, а нагромождение вещей и пыль никак не способствуют процессу созидания.
План действий
Дуайт Эйзенхауэр однажды сказал: "План – ничто, планирование – все". Составление плана – основа самоконтроля и самый короткий "маршрут" к достижению цели. Некоторые боятся, что план будет загонять в жесткие рамки. Но план не может нас ограничивать. Важно помнить, что человек создает план, а не наоборот: при желании можно внести коррективы.
У планирования есть главное преимущество – расстановка приоритетов. Имея список перед глазами, проще определить первоочередные и второстепенные задачи. Всех дел в мире все равно не осилить, поэтому нет смысла хвататься за все сразу. В списке заданий на день должны быть 5–6 важных дел. При этом "важные" не равно "срочные". Менее значимые задачи можно делегировать, отложить на конец недели или месяца или вовсе от них отказаться.
От сложного к простому
В тайм-менеджменте есть популярный принцип, который называется "съесть лягушку". Самое сложное дело, которое хочется отложить, предлагают выполнить в начале рабочего дня – и тогда все остальное покажется простым и приятным. Принцип хорош, но важно его не искажать. Суть метода в том, что человек делает сложное дело до конца, не отвлекаясь и не откладывая.
Прежде чем найти "лягушку", нужно разбить большие задания на отдельные этапы, которые реально выполнить за раз. Когда одна большая цель раздроблена на мини-цели, это значительно облегчает работу. Детальный список дневных задач сортируется по принципу снижения уровня сложности. Закончив трудную или даже не совсем приятную работу, можно будет перейти к тому, что нравится.
Закон Парето
Закон Парето помогает оценить эффективность работы. Состоит он в следующем: 20% приложенных усилий дают 80% результата, оставшиеся 80% усилий приходятся на 20% результата. Это означает, что во всей деятельности есть ключевые шаги, которые дадут максимальный результат.
Этот закон отделяет семена от плевел. Если проанализировать свою работу и отследить, какие 20% усилий наиболее эффективны, малозначимые обязанности можно будет оставить в стороне. Это даст возможность сконцентрировать свое внимание в правильном русле и поднажать там, где это действительно нужно.
Дедлайну быть
На некоторых слово "дедлайн" производит гнетущее впечатление. Очень зря. Опять же, установление сроков служит не для того, чтобы загнать человека в жесткие рамки и сделать задание сложнее. В реальности дедлайн "наводит порядок" в вашем графике. Зная крайний срок выполнения, можно грамотно планировать работу над задачей по своему усмотрению. Вы знаете, когда можно позволить себе расслабиться без потерь, а когда отвлекаться не стоит. Полезно определять конкретные временные рамки для задач. Иногда нелишним будет даже таймер.
Приближение дедлайна помогает человеку прийти в себя, собраться с силами и сконцентрироваться на работе. Часто именно время дедлайна максимально активизирует человека, и он выдает 100% производительности. В целом, дедлайн — хороший помощник в распределении сил и времени.
Отдых по плану
Когда отдых изначально не включен в список задач, он начинает "просачиваться" в график сам – в неподходящее время. Пресловутое "немного посерфить в интернете" и "быстренько просмотреть сообщения в Facebook" способны уничтожить час ценного времени.
Чтобы не допустить расточительства, нужно разбавлять рабочий график короткими перерывами. Находясь целый день в напряженном рабочем режиме, трудно получать удовольствие от работы. Поэтому два часа работы должны вознаграждаться 10–15 минутами заслуженного отдыха.
По вечерам и выходным стоит по возможности "перезагружаться". Ничто так не воодушевляет, как любимая физическая активность. Для кого-то это пару часов плавания, для кого-то – прыжок с парашютом или танцы. Нагрузка поможет восстановиться эмоционально, чтобы с новыми силами продолжить путь к успеху.
Мотивация — движущая сила
Главная мотивация – неподдельная любовь к тому, что делаешь. Разумеется активность может колебаться из-за сезонных обострений, плохого настроения и усталости. Если внутренний запал заметно иссякает, нужно вновь напомнить себе, зачем выполняется эта работа и к чему благодаря ей можно прийти.
Хочется подвести итог фразой Пола Дж. Мейера: "Продуктивность – не случайность. Это всегда результат стремления к совершенству, разумного планирования и целенаправленных усилий".