Многие скажут, что творческий беспорядок — это нормально и ничуть не мешает, ведь человек помнит, что где лежит даже среди завалов. Но тут важно отметить, что творческий беспорядок и бардак ничего общего между собой не имеют.
Психологи из Принстонского университета провели исследование и выяснили, что захламленность снижает способность концентрироваться, и подтвердили, что область мозга, отвечающая за познавательные процессы, перенапрягается из-за сильного визуального шума.
Кроме того, вряд ли кому-то помогает в работе огромное количество пищевых отходов, переполненных пепельниц, грязной посуды и прочего мусора вокруг. Все это будет отвлекающим фактором. Огромное количество мелких предметов, пестрых цветов и надписей держит наш мозг в тонусе, не давая расслабиться, а предметы, которые ассоциируются с незаконченными действиями, вызывают чувство тревоги, то и дело отвлекая от текущих задач.
Работая в крупнейшей в мире пивоваренной компании "Анхойзер-Буш ИнБев", где занималась закупками, я познакомилась с японской системой 5S, которая является частью программы бережливого производства. Она держится на принципах: Сортируй – Соблюдай порядок – Содержи в чистоте – Стандартизируй – Совершенствуй. Как же адаптировать эти принципы для создания идеального рабочего места, которое станет вашим помощником в работе?
Прежде всего, надо осознать, что порядок на рабочем месте, в документах, в digital пространстве, в финансах, в цифрах – это неотъемлемая часть продуктивной работы и залог безопасного и эффективного труда. Учитывая это, организуйте себе удобное пространство для работы. На что здесь стоит обратить внимание?
Стол, дверь, батарея
Выбирая место, где будет размещен рабочий стол, обращайте внимание на освещение, отдаленность от батареи и видимость входной двери. Хорошее освещение бережет ваши глаза, батареи зимой сильно пересушивают воздух, что отражается на слизистой носа и глаз. Все это немаловажно при продолжительной работе. Как утверждают психологи, видимость входной двери во время пребывания за столом дает чувство спокойствия и безопасности. Действительно, никто не любит, когда к нему неожиданно подкрадываются из-за спины.
Сортировка бумаг
С нее стоит начать, приступая к созданию системы хранения вещей, необходимых в работе. Разделите их по следующим категориям: нужное ежедневно, редко, ненужное. От последней категории лучше избавиться сразу. Остальные документы разложите по более уточненным категориям, используйте папки, поставьте их в вертикальные накопители. Органайзер для бумаг ежедневного пользования разместите прямо на столе, чтобы иметь к ним легкий доступ, сидя на стуле, в процессе работы. Бумаги, которые требуются в работе реже, лучше разместить на полках в близости к столу.
Мелкая канцелярия
Когда документы рассортированы и разделены на категории, переходите к организации хранения канцелярских принадлежностей. Ручки, карандаши, маркеры и скрепки имеют свойство копиться, теряться и расползаться по всей комнате, особенно если у них нет своего постоянного места. Плюс ко всему, такие предметы создают сильный визуальной шум, так как они мелкие и пестрые. Удобнее всего их хранить не на столе, а в лотках в выдвижных ящиках. Кстати, если у вашего стола ящиков нет, это можно легко исправить самоклеящимися выдвижными органайзерами, которые крепятся под столешницу.
Столешница
Не загромождайте и старайтесь держать ее всегда полупустой: так, садясь за работу, у вас каждый раз будет ощущение "чистого листа", завершенности прежних дел и заряд для новых. Даже если вы работаете дома, поставьте под стол небольшое мусорное ведро, чтобы не бегать выбрасывать мусор в другую комнату или копить его на столе.
Личные вещи
Некоторые любят заставить стол сентиментальными вещами, типа фотографий, статуэток и разной другой мелочевки: все эти предметы будут вас отвлекать, ассоциироваться с воспоминаниями, уводить мысли в другую сторону от работы. Чтобы быть эффективным и полноценно концентрироваться на текущей работе, согласно системе 5S, на столе не может быть больше, чем одной личной вещи.
Давайте подведем итог, как же должно выглядеть организованное рабочее место: пустая столешница, провода спрятаны, у всех вещей есть свое логичное и легкодоступное место. Возможно, в процессе обкатки новой системы хранения, у вас появится желание что-то поменять. Подстраивайте пространство под свои жизненные сценарии, но пусть главными критериями при наведении порядка будут – отсутствие отвлекающего визуального шума, простая логика в категоризации и доступность.